Politique de protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour : 9 février 2023

MAM est un organisme communautaire qui œuvre dans le domaine de la périnatalité. Sa mission est d’accueillir, d’accompagner et de renseigner les femmes et leur famille lors de la période périnatale.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, (RLRQ c P-39.1) (la « LPRP »), MAM Autour de la Maternité (ci-après collectivement « MAM », « nous » ou « notre ») met en œuvre des moyens visant à protéger les données, les renseignements personnels et/ou les renseignements non personnels concernant les Usagers de tout service offert par MAM (ci-après les « Usagers », « vous » ou « vos »), incluant les services offerts et mentionnés sur notre site web : https://www.mam.qc.ca/ (ci-après le « Site Web ») (ci-après individuellement désigné un « Renseignement » et collectivement désignés les « Renseignements »). À ce titre, la présente politique de confidentialité vise toutes les communications de Renseignements que vous nous faites, que ce soit lors d’un rendez-vous, par téléphone, par l’entremise du Site Web, lorsque vous faites un don à notre organisme, par écrit et à tout autre moment prévu dans la présente politique de confidentialité.

Cette politique de confidentialité encadre les pratiques de confidentialité de MAM relativement à notre utilisation de vos Renseignements (ci-après la « Politique de confidentialité ») et vise notamment à vous renseigner sur:

Quels types de procédures de sécurité sont mises en place pour protéger vos Renseignements;
Quels Renseignements nous recueillons auprès de vous;
De quelle façon nous utilisons vos Renseignements et avec qui nous sommes susceptibles de les partager;
Quels sont vos choix offerts relativement à la cueillette, l’utilisation et la distribution des Renseignements;
De quelle façon vous pouvez accéder et/ou rectifier un Renseignement;
De quelle façon sont conservés et détruits vos Renseignements.

Lorsque vous nous fournissez des Renseignements, vous consentez à ce que ceux-ci soient traités conformément à la présente Politique de confidentialité. Sans limiter la généralité de ce qui précède, la navigation sur le Site Web ainsi que la simple activation de l’un ou l’autre des hyperliens constitue une acceptation de la présente Politique de confidentialité et laisse présumer de votre connaissance de la portée de celle-ci.

La Politique de confidentialité ainsi que son interprétation, son exécution, sa validité et ses effets sont assujettis aux lois provinciales et fédérales applicables dans la province de Québec (Canada), le cas échéant.

Consentement

En général, MAM demande de façon explicite le consentement de l’Usager avant de recueillir des Renseignements personnels le concernant. Il est possible pour l’Usager de retirer ce consentement sous réserve des restrictions imposées et des exemptions prévues par la loi en donnant par écrit un préavis raisonnable au Responsable de la protection des renseignements personnels (telle que cette expression est définie ci-après) de MAM en communiquant aux coordonnées mentionnées ci-dessous.

Même si vous retirez votre consentement conformément à ce qui précède et sous réserve des dispositions de la LPRP précitée, les Renseignements peuvent demeurer dans la base de données de MAM et/ou dans les serveurs de ses fournisseurs autorisés pour un certain temps, conformément aux dispositions portant sur la conservation de la présente Politique de confidentialité.

Sécurité

Vos Renseignements seront conservés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés et appartenant à des tiers fournisseurs pour et au nom de MAM, lesquels sont situés au Québec.

Afin de protéger tout Renseignement que nous recueillons, nous avons mis en place des mesures physiques, électroniques et administratives pour prévenir tout accès non autorisé à vos Renseignements ou toute divulgation non autorisée de ceux-ci incluant notamment les moyens suivants :

Identifiant et mot de passe;
Sauvegarde informatique;
Gestion des accès – personnes autorisées seulement;
Protocole SSL (Secure Sockets Layer);
Pare-feu (firewalls).

Veuillez noter que nous ne pouvons assurer la protection des Renseignements personnels que vous fournissez à un tiers en suivant un hyperlien provenant de notre Site Web. Nous vous invitons à prendre connaissance de leurs politiques de confidentialité avant d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels avec tout site appartenant à un tiers.

Tous les paramètres de confidentialité applicables à la gestion de vos Renseignements offrent, par défaut, le plus haut niveau de confidentialité, sans aucune intervention de votre part.

Incidents de sécurité

MAM tient à jour un registre de tout incident de sécurité connu, tel que défini dans la LPRP pouvant affecter la sécurité ou la confidentialité de vos Renseignements personnels. Si un incident présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, MAM prendra les mesures nécessaires pour vous en aviser, sous réserves des dispositions législatives applicables. L’évaluation du risque de préjudice est basée sur la sensibilité du renseignement concerné, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables. Si nous arrivons, après l’évaluation des facteurs précités, à la conclusion qu’il y a un risque de préjudices sérieux pour vous, nous informerons également la Commission d’accès à l’information, conformément à nos obligations légales.

Vos Renseignements

Afin de mieux comprendre et répondre aux besoins des Usagers et également vous offrir certains services personnalisés, MAM recueille vos Renseignements. Parmi les Renseignements que nous recueillons, il peut y avoir des Renseignements personnels que nous recueillons pour vous offrir certains services lesquels permettent de vous identifier ou de vous contacter, incluant notamment :

Votre nom et prénom;
Votre date de naissance;
Votre adresse personnelle;
Votre adresse courriel;
Votre numéro de téléphone;
Votre date d’accouchement ou date prévue d’accouchement;
Votre langue maternelle et votre langue la plus couramment utilisée;
Des notes pour les suivis en allaitement vous concernant, incluant notamment toute description de symptômes ou problèmes post-partum;
Le nom de votre enfant.

Certains de vos Renseignements peuvent être « sensibles » de par leur nature notamment médicale ou autrement intime et peuvent susciter un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. MAM s’engage à traiter ces Renseignements « sensibles » avec une diligence accrue, notamment en s’assurant de ne jamais communiquer ou utiliser ces Renseignements « sensibles » à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis sans avoir préalablement obtenu votre consentement exprès à cet égard.

Il n’est pas nécessaire de nous transmettre des Renseignements pour utiliser nos services. Nous pouvons toutefois recueillir des Renseignements concernant nos Usagers à divers moments, que ce soit lors d’un rendez-vous, par téléphone, par l’entremise du Site Web, par écrit ou à toute autre occasion où vous interagissez avec nous. Si vous décidez de nous fournir des Renseignements sur vous, nous pouvons vous fournir de l’information sur des produits, des services et/ou des événements qui peuvent vous intéresser.

MAM peut également recueillir des informations de visite sur notre site Internet qui ne vous identifient pas. Par exemple, nous recueillons certaines données analytiques non personnelles concernant l’utilisation de notre Site Web lesquelles sont utilisées à des fins d’optimisation de l’expérience client et d’analyse. Ces informations peuvent, de temps à autre, être communiquées à des tiers, dont notamment dans le cadre des services offerts par Google Analytics. Pour plus d’information à ce sujet, veuillez consulter « Comment Google utilise les données provenant de sites ou d’applications qui utilisent ses services » et « Google Analytics et la confidentialité ».

Notre utilisation de vos Renseignements

Nous utilisons vos Renseignements pour nous permettre de vous fournir nos services. Vos Renseignements ne seront pas partagés avec les autres Usagers de MAM ou quelconques autres individus ou entreprises. Suivant votre demande de marrainage, MAM vous contactera pour définir vos besoins et vous jumeler à une marraine d’allaitement ou autre accompagnante. Ainsi, les Renseignements recueillis seront notamment utilisés pour cibler vos besoins et procéder au jumelage et seul MAM y aura accès.

De plus, MAM peut utiliser vos Renseignements de plusieurs façons incluant notamment :

Pour traiter votre demande de marrainage ou de soutien et vous offrir ses services;
Pour permettre aux marraines, accompagnantes et intervenantes de vous soutenir et de faire les suivis adéquats auprès de vous;
Vous permettre de recevoir nos courriels;
Pour générer des statistiques anonymisées.

Noter que nous donnons accès à vos Renseignements qu’aux marraines, accompagnantes et intervenantes qui ont besoin d’avoir accès à vos Renseignements pour accomplir notre mission et vous offrir les services personnalisés. Ces personnes sont tenues à la confidentialité par contrat avec nous.

Nous pouvons également divulguer vos Renseignements si nous croyons que nous devons le faire en vertu de toute loi applicable au Canada et au Québec, pour être conforme à un processus légal ou à une demande gouvernementale et/ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de MAM, ses Usagers, partenaires ou le public.

Sans limiter la généralité de ce qui précède, MAM utilise les Renseignements personnels recueillis à l’égard d’Usagers pour des fins internes uniquement. Toutefois, il est possible que MAM puisse communiquer les Renseignements personnels recueillis de l’Usager aux personnes suivantes, à savoir :

Aux fournisseurs de services externes avec qui MAM a conclu une entente contractuelle qui offre des niveaux comparables de protection des Renseignements personnels et qui utilisent ces Renseignements personnels aux seules fins suivantes : (i) dans le cadre et aux fins de services que MAM rend aux Usagers (ii) pour répondre à des exigences administratives telles que l’impression et la télécopie, l’archivage ou la gestion des documents et des courriels. Par exemple, le fournisseur de services qui héberge le Site Web et effectue des services de maintenance du Site Web peut potentiellement accéder à des renseignements personnels d’Usagers dans le cadre de l’exécution spécifique de ses services et en vertu d’obligations de confidentialité que nous avons convenues avec ce dernier; et

Droit d’accès, de portabilité et de rectification

La LPRP établit les termes et conditions pour l’accès, la portabilité ainsi que les procédures pour la rectification de vos Renseignements personnels. Seuls les membres autorisés du personnel de MAM ou du personnel de ses partenaires et de ses fournisseurs autorisés y ont accès. Certains de ces Renseignements personnels sont communiqués uniquement dans les cas prévus par la LPRP.

MAM s’engage à reconnaître un droit d’accès, de portabilité et de rectification aux personnes désireuses de consulter, d’extraire, de modifier ou d’éliminer les Renseignements les concernant.

Sur demande, MAM pourrait également cesser la communication d’un Renseignement personnel vous concernant et/ou désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom conformément aux exigences de la LPRP. Sachez que vous pourrez dès septembre 2024, nous demander de vous communiquer dans un format technologique structuré et couramment utilisé, un renseignement personnel informatisé recueilli auprès de vous. Cette communication pourra aussi se faire à une personne ou à un organisme autorisé à recueillir le renseignement, à votre demande.

Pour formuler des commentaires ou une demande au sujet de l’application de la LPRP, veuillez communiquer avec le Responsable des renseignements personnels dont le nom et les coordonnées sont décrits à la toute fin de la présente Politique de confidentialité.

Fichiers témoins de connexion (cookies) et Balises Web

Le Site Web peut utiliser de temps à autre des fichiers témoins de connexion (cookies) et autres technologies similaires afin de mieux vous reconnaître lorsque vous retournez sur le Site Web. Un fichier témoin de connexion (cookie) est un petit fichier de données entreposé sur l’appareil d’un Usager par un serveur Web. Les fichiers témoins de connexion (cookies) sont utilisés pour nous aider à vous identifier lorsque vous retournez sur le Site Web pour adapter l’information que vous recevez lorsque vous naviguez sur le Site Web. Les fichiers témoins de connexion permettent d’obtenir des renseignements non personnels permettant au MAM de mieux comprendre le profil des Usagers ainsi que leur comportement à travers le Site Web. Vous êtes toujours libres de refuser des témoins de connexion si votre appareil le permet notamment en installant un module complémentaire à son fureteur web, mais cela pourrait vous empêcher d’accéder à certaines parties du Site Web.

Nous utilisons les fichiers témoins de connexion (cookies) balises Web pour compiler un ensemble de statistiques à propos de notre Site Web; nous ne lions pas les informations recueillies par nos balises Web aux Renseignements vous identifiant personnellement que vous nous avez fournis en utilisant le Site Web.

Conservation

Nous ne conservons vos Renseignements que pour le temps nécessaire pour satisfaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, le tout, en conformité avec les calendriers de conservation des documents en vigueur de MAM (location d’équipement, cours et ateliers: 1 an après la date de fin. Services de marrainages, accompagnement, relevailles, 5 ans après la fin du service.). Par la suite, les Renseignements seront détruits ou anonymisés de façon sécuritaire et confidentielle.

MAM se réserve le droit d’utiliser, sans limites de temps, vos Renseignements anonymisés à des fins statistiques.

Modifications à la Politique de confidentialité.

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre, conformément au droit applicable. Nous vous aviserons de toute modification à la présente Politique de confidentialité en indiquant, à la fin de celle-ci, la date des dernières modifications.

Votre utilisation continue du Site Web ou le fait que vous nous fournissiez des Renseignements personnels à la suite de l’affichage des modifications apportées à la présente Politique de confidentialité équivaut à acquiescer implicitement aux modifications apportées à la présente Politique de confidentialité, sous réserve des dispositions de la LPRP.

Sites Web de tierces parties

MAM n’est pas responsable pour les renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés ou divulgués par tout Site Web d’une tierce partie et MAM se dégage expressément de toute responsabilité reliée à telles cueillette, utilisation, divulgation ou conservation.

Pour nous joindre

Vous pouvez communiquer avec MAM en tout temps pour toute plainte ou question en lien avec vos Renseignements. Pour toute plainte ou autre question concernant vos Renseignements ou l’application et l’interprétation de la présente Politique de confidentialité, il vous est possible de communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels de MAM à l’adresse courriel suivante :

A/S : Hélène Arsenault, Responsable des renseignements personnels
MAM AUTOUR DE LA MATERNITÉ
2060, rue Holmes
Longueuil (Québec), J4T 1R8

Tel: 450-904-1458 poste 2

Courriel : [email protected]